Ein wirksames Datenschutzmanagementsystem ermöglicht die systematische Erfassung, Überwachung und Steuerung aller datenschutzrelevanten Prozesse im Unternehmen. Es trägt dazu bei, Datenschutzrisiken zu minimieren, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten und das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern zu stärken. Wir begleiten Sie bei der Implementierung eines maßgeschneiderten Datenschutzmanagementsystems, das auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Bei einer Datenschutzverletzung sind Sie verpflichtet, diese innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden und, falls erforderlich, die betroffenen Personen zu informieren. Wir helfen Ihnen bei der Erstellung und Umsetzung eines Notfallplans für Datenschutzverletzungen und unterstützen Sie bei der Meldung an die Aufsichtsbehörde sowie der Benachrichtigung der betroffenen Personen.

Die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten ist zwingend erforderlich, wenn in Ihrem Unternehmen mindestens 20 Mitarbeiter regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Es müssen nicht unbedingt fest angestellte Mitarbeiter sein, und die Verarbeitung personenbezogener Daten muss nicht deren Hauptaufgabe sein – bereits der regelmäßige Zugriff auf E-Mails oder Datenbanken genügt.

Unabhängig von der Mitarbeiteranzahl ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, wenn:

• Die Kerntätigkeit Ihres Unternehmens die Verarbeitung personenbezogener Daten umfasst, die eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung der betroffenen Personen erfordert.
• Die Kerntätigkeit Ihres Unternehmens in der Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten, wie Gesundheitsdaten oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen, besteht.
• Sie Verarbeitungen durchführen, die ein besonders hohes Risiko für Betroffene darstellen und daher eine vorherige Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO erfordern.
• Sie Daten geschäftsmäßig zur Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeiten.

Wir beraten Sie gerne umfassend zum Thema „Datenschutzbeauftragter“, unterstützen Sie bei der Entscheidung für einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten und helfen bei der Überprüfung von Arbeitsergebnissen auf Datenschutzkonformität.

Schulungen und regelmäßige Sensibilisierungsmaßnahmen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Datenschutzvorgaben im Arbeitsalltag einhalten. Wir bieten maßgeschneiderte Schulungen und Workshops an, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Zudem haben wir ein Schulungstool entwickelt, das Ihre Mitarbeiter effektiv in den Bereichen Datenschutz und IT-Sicherheit schult. Dieses Tool enthält interaktive und praxisnahe Module, um das Wissen Ihrer Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand zu halten. Dadurch wird Ihr Team befähigt, die digitalen Grenzen des Unternehmens zu überwachen. Dies gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern reduziert auch das Haftungsrisiko für die Geschäftsführung erheblich.

Datenschutzanfragen von betroffenen Personen, wie Auskunftsersuchen, Anträge auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, müssen schnell und präzise bearbeitet werden. Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung effizienter Prozesse zur Bearbeitung solcher Anfragen und schulen Ihre Mitarbeiter im richtigen Umgang mit diesen Anforderungen.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist eine Risikobewertung, die erforderlich wird, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt. Ziel ist es, potenzielle Datenschutzrisiken zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu deren Minimierung zu treffen. Wir bieten umfassende Unterstützung bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen Datenschutzrisiken effektiv bewältigt.

Eine transparente Datenschutzerklärung, die klar angibt, welche personenbezogenen Daten gesammelt werden, zu welchem Zweck und wie lange sie gespeichert bleiben, ist für Ihre Website unerlässlich. Nutzen Sie einen Cookie-Banner, um die Zustimmung der Nutzer einzuholen, bevor technisch nicht notwendige Cookies gesetzt werden. Gewährleisten Sie, dass die Datenübertragung durch SSL/TLS-Verschlüsselung geschützt ist. Für den Versand von Newslettern und Marketingmaterialien müssen Sie die ausdrückliche Einwilligung der Nutzer einholen und eine einfache Opt-out-Option bereitstellen. Stellen Sie sicher, dass Kontaktformulare sicher sind und die Nutzer über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden. Implementieren Sie Prozesse, die es den Nutzern ermöglichen, ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten auszuüben.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Überprüfung und Anpassung Ihrer Website, um sicherzustellen, dass alle DSGVO-Anforderungen erfüllt werden, und helfen Ihnen bei der Implementierung der notwendigen Maßnahmen.

Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten transparent und rechtmäßig erfolgt. Beginnen Sie damit, die ausdrückliche Zustimmung der Nutzer (Opt-in) für den Empfang von Marketingmaterialien wie Newslettern oder Werbe-E-Mails einzuholen. Die Einwilligung muss freiwillig, spezifisch, informiert und eindeutig sein. Erstellen Sie detaillierte und verständliche Datenschutzerklärungen, die den Nutzern klar darlegen, wie ihre Daten verwendet werden, einschließlich der gesammelten Daten, des Zwecks und der Dauer der Speicherung. Nutzer sollten zudem einfach nachvollziehen können, wie sie ihre Zustimmung widerrufen können (Opt-out).

Alle Marketingaktivitäten sollten den Grundsätzen der Datenminimierung und Zweckbindung folgen, d.h., es dürfen nur die Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlich sind, und diese Daten dürfen nur für den festgelegten Zweck verwendet werden.

Wir unterstützen Sie dabei, den Datenschutz nahtlos in Ihre Marketingstrategie zu integrieren. Von der Erstellung rechtssicherer Einwilligungserklärungen über die Gestaltung transparenter Datenschutzerklärungen bis hin zur Implementierung technischer Sicherheitsmaßnahmen – wir bieten umfassende Beratung und praktische Lösungen, um den Datenschutz in Ihrem Marketing zu optimieren und rechtliche Risiken zu minimieren.

Unternehmen, die gegen die DSGVO verstoßen, riskieren erhebliche Sanktionen und Strafen. Die DSGVO sieht vor, dass hohe Bußgelder verhängt werden können – bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Zusätzlich zu diesen Bußgeldern können Unternehmen von betroffenen Personen auf Schadensersatz verklagt werden, wenn durch die Verletzung ihrer Datenschutzrechte Schäden entstehen. Datenschutzverstöße können den Ruf des Unternehmens erheblich schädigen und zu einem Verlust von Vertrauen und Kunden führen.

Darüber hinaus haben Datenschutzbehörden die Befugnis, Unternehmen zur Umsetzung spezifischer Maßnahmen zu verpflichten, um die DSGVO-Compliance sicherzustellen. Dies kann negative Auswirkungen auf die Geschäftsabläufe haben, da Unternehmen möglicherweise erhebliche Anstrengungen unternehmen müssen, um ihre Datenverarbeitungsprozesse oder -systeme anzupassen. Daher ist es entscheidend, dass Unternehmen die DSGVO-Vorschriften einhalten und geeignete Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ergreifen. Dies gewährleistet nicht nur die gesetzliche Compliance, sondern schützt auch den Ruf und die Kundenbeziehungen des Unternehmens.

Sie können uns telefonisch, per E-Mail oder über das Kontaktformular auf unserer Website erreichen. Unsere Experten stehen Ihnen für eine persönliche Beratung sowohl vor Ort als auch digital zur Verfügung.