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Weitreichende Dokumentationspflichten bei Telefonwerbung

Wichtige Datenschutz-Themen von Profis aufbereitet

Weitreichende Dokumentationspflichten bei Telefonwerbung

Telefonwerbung ist heutzutage ein gängiges Instrument des Direktmarketings. Mit dem Inkrafttreten des Gesetzes für faire Verbraucherverträge am 1. Oktober 2021 wurde der neue § 7a in das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) eingefügt.

Dieser richtet sich an werbende Unternehmen im Telefonmarketing und schreibt weitgehende Dokumentations- sowie Aufbewahrungspflichten für Einwilligungen in Telefonwerbemaßnahmen vor.

So müssen Telefonwerbende Einwilligungen von Verbrauchern zum Erteilungszeitpunkt in angemessener Form dokumentieren und diese Dokumentation fünf Jahre lang ab dem Zeitpunkt der Einwilligungserteilung und nach jeder Verwendung der Einwilligung aufbewahren.


Das Wichtigste in Kürze

  • Seit dem 1. Oktober 2021 gilt der neue § 7a UWG, der eine Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht für Telefonwerbeeinwilligungen vorschreibt.
  • Die Dokumentation muss die Beteiligten am Einwilligungsprozess, den Inhalt und die Reichweite, den Erteilungszeitpunkt sowie Art und Weise der Einwilligungserteilung enthalten.
  • Der Einwilligungsnachweis ist ab dem Zeitpunkt der Einwilligungserteilung sowie nach jeder Einwilligungsverwendung fünf Jahre lang aufzubewahren.

    1. Dokumentationspflicht

    Dokumentationsform

    Eine gesetzliche Regelung dahingehend, welche Form die vom Verbraucher erteilte Werbeeinwilligung haben muss, schreibt § 7a UWG nicht vor. Die Bundesnetzagentur hat im Rahmen ihrer Kompetenz als Hilfestellung für die Praxis einen Entwurf von Auslegungshinweisen zur Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht veröffentlicht.

    Daraus geht hervor, dass sich die Dokumentationsform stets nach der Form der Einwilligungserteilung richtet, sodass im Wesentlichen zwischen drei verschiedenen Dokumentationsformen unterschieden werden kann.

    Verbrauchereinwilligungen in Telefonwerbung, die textlich oder in sonstiger Online-Form erteilt werden, erfordern einen aussagekräftigen und manipulationssicheren Nachweis darüber, dass die Eingabe der Daten und die Erklärung der Werbeeinwilligung auf jeden Fall durch den Verbraucher, demgegenüber Werbemaßnahmen stattfinden sollen, selbst erfolgt sind.

    Bei fernmündlich erteilten Einwilligungen kann eine Aufzeichnung des Telefongesprächs zu Dokumentationszwecken erfolgen. Allerdings nur, sofern der Verbraucher im Vorfeld seine Einwilligung in die Gesprächsaufzeichnung erteilt.

    Erfolgt die Verbrauchereinwilligung schriftlich, ist das gesamte Vertragsdokument aufzubewahren.

    Angemessene Dokumentation

    Zudem kann § 7a UWG nicht eindeutig entnommen werden, was genau unter einer „angemessenen“ Dokumentation zu verstehen ist.

    Aus dem Entwurf der Auslegungshinweise zum § 7a UWG geht hervor, dass für eine angemessene Dokumentation erforderlich ist, dass aus der Einwilligungsdokumentation deutlich hervorgeht,

    • wer am Einwilligungsprozess beteiligt war,
    • welchen Inhalt und welche Reichweite die Einwilligung hat (wer darf die Einwilligung verwenden? Für welche Produkte oder Leistungen darf geworben werden?),
    • wann die Einwilligung erteilt wurde (Datum und ggf. Uhrzeit),
    • und auf welche Art und Weise die Einwilligung erteilt wurde.

    Alteinwilligungen

    Einwilligungen in Telefonwerbung, die vor dem 1. Oktober 2021 eingeholt wurden, bleiben durch den neuen § 7a UWG grundsätzlich unberührt. Allerdings muss vor der Tätigung weiterer Werbeanrufe zwingend die Dokumentation der maßgeblichen Einwilligung nach geltendem Recht nachgeholt werden.

    Widerruf und Änderung der Einwilligung

    Um eine effektive Prüfung einer wirksamen Einwilligung gewährleisten zu können, müssen zusätzlich zur Dokumentation der Einwilligungserteilung ferner auch Widerrufe oder Änderungen nach den soeben dargestellten Modalitäten erfasst werden.


    2. Aufbewahrungspflicht

    Mit der Einführung des § 7a UWG stellt der Gesetzgeber nunmehr klar, dass Unternehmen, die Telefonwerbung betreiben, Nachweise über die Einwilligungserteilung fünf Jahre lang aufbewahren müssen. Diese gesetzliche Aufbewahrungspflicht wird durch vertraglich vereinbarte Löschpflichten nicht berührt.

    Aus den Auslegungshinweisen der Bundesnetzagentur geht außerdem hervor, dass die fünfjährige Aufbewahrungsfrist nach jeder Verwendung der Einwilligung von Neuem beginnen soll.

    Sofern eine Aufbewahrungspflicht nach § 7a UWG gegeben ist, besteht auch grundsätzlich kein Recht des Verbrauchers auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, weil die zugrunde liegende Verarbeitung der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung dient.

    3. Adressat der Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

    Nach § 7a UWG obliegt die Sicherstellung einer gesetzeskonformen Dokumentation und Aufbewahrung der Verbrauchereinwilligung unmittelbar der Geschäftsführung des werbenden Unternehmens und nicht der jeweiligen Person, die den Werbeanruf tätigt. Die Pflichten des § 7a UWG gelten unmittelbar sowohl für das Unternehmen, das die Telefonwerbung im Auftrag für ein anderes Unternehmen durchführt als auch für das Unternehmen, das den Auftrag erteilt und für dessen Produkte und Leistungen geworben werden soll.

     

    4. Verstöße gegen die neue Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

    Bei Verstößen gegen die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht aus § 7a UWG wird zum einen die Unzulässigkeit der betreffenden Telefonwerbung aufgrund der mangelnden Nachweisbarkeit einer Einwilligung vermutet. Zum anderen kann das werbende Unternehmen nach § 20 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 UWG mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 50.000 Euro belegt werden.


    5. Ausblick

    Durch die weitreichenden Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten aus § 7a UWG soll eine möglichst effiziente Lauterkeitskontrolle der Telefonwerbung gegenüber Verbrauchern gewährleistet und die lückenlose Durchsetzung des Einwilligungserfordernisses gefördert werden.

    Auch wenn es aus Unternehmersicht auf den ersten Blick sehr aufwendig erscheint, lassen sich die Anforderungen des neuen § 7a UWG – wenn auch unter Zuhilfenahme eines Datenschutzbeauftragten – gut bewältigen.

    Eine unbedingt zu berücksichtigende Neuerung stellt die Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren dar. Aus diesem Grund sollten interne Prozesse dringend angepasst werden.

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